Windesheim is bezig met een revolutie op de werkvloer, genaamd hybride werken. Na de coronapandemie is werken op de campus niet langer de regel. Blijven docenten en medewerkers straks een paar dagen per week thuiswerken? Komen er regels voor hybride werken en zo ja, wie bepaalt die? WIN sprak vier belangrijke spelers.
In dit derde interview over hybride werken: HR-adviseur Miranda in ’t Veld, projectleider van een multidisciplinaire groep die brainstormt over hoe Windesheim hybride werken mogelijk gaat maken. “Je moet een nieuwe balans vinden in je werk.”
Is al globaal duidelijk welke besluiten de teams nemen over hybride werken?
“Een overzicht kan ik nog niet geven. Het ene team is er verder mee dan het andere, het gaat sneller bij teams die vóór corona al flexibel werkten We weten uit ons onderzoek dat een groot deel van de Windesheimmedewerkers sowieso ook na de pandemie graag meer invloed en flexibiliteit heeft in het invullen van hun werk.”
Hoe begint zo’n gesprek over hybride werken binnen een team?
“Vaak begint de teamleider met de open vraag ‘Hoe zou het bij ons uitpakken als we voor de helft thuis en voor de helft op de campus werken? Voor welke activiteiten moeten we op de campus zijn?’ Dan wordt al snel duidelijk waar de kansen liggen en waar de grenzen. Docenten die voor vier dagen fysieke lessen staan ingeroosterd kunnen onmogelijk meer dan één dag thuis werken. Vervolgens worden er samen spelregels gemaakt, en dan is het een kwestie van uitproberen.”
Moeten we roosters en taken anders indelen om thuiswerken mogelijk te maken?
“Ja, als je bijvoorbeeld twee dagen op de campus bent ga je vanzelf alle fysieke overleggen op die dagen plannen. En dat roept de vraag op welke overleggen je juist fysiek op campus wilt. Maar ook je andere taken ga je vanzelf clusteren. En thuis ga je dan je werk- en privé-tijd herindelen. Je moet echt een nieuwe balans vinden in je werk. Windesheim wil de teams de ruimte geven om die keuzes mogelijk te maken. En we nemen daarbij de tijd om het samen uit te vinden.”
Flexibiliteit brengt ook onoverzichtelijkheid met zich mee. Hoe zorg je dat de teamleden van elkaar weten wat ze doen?
“Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat je elkaar in ieder geval één dag per week ontmoet. Of een aantal korte gezamenlijke online vergaderingen plannen. Voor de groepsbinding kun je bijvoorbeeld dagstart- of lunchbijeenkomsten organiseren. Er zijn zelfs teams die speciaal een uurtje vrijhouden voor spontane collegiale contacten, waarbij dus niets gepland is.”
Gaan we uiteindelijk niet álles online overleggen?
“Bijna iedereen vindt het wel prima om niet naar Windesheim te hoeven reizen voor overleg dat ook online kan. Door corona zijn de voorzieningen en technieken in een stroomversnelling verbeterd. We proberen voortdurend nieuwe av- en ict-voorzieningen uit. Met een goede camera en microfoon kun je nu gewoon staand een online publiek toespreken. En voor groepsgesprekken zijn er richtcamera’s en ‘uil-microfoons’ die zich automatisch richten op degene die het woord neemt. De online overlegmogelijkheden worden dus in ieder geval steeds beter.
En toch: we zien de teams graag terugkomen naar de campus voor overleg. Dus ik verwacht dat we op een mengvorm uitkomen, en dat zien we de afgelopen weken het meest gebeuren.”
Hoe gaan de werkplekken op de campus er uit zien?
“Medewerkers komen vooral naar de campus voor de dingen die je samen doet. Daarom is er meer behoefte aan flexibele werkplekken en kamers waar je in kleine groepen kunt overleggen. En minder behoefte aan kantoren met vaste bureaus. Er is al een manager die heeft aangegeven dat hij zijn eigen kamer niet meer nodig heeft, die wordt ingericht voor hybride overleggen.”
Kunnen teamleiders de leden goed op afstand begeleiden?
“Wij concluderen dat er veel goed ging afgelopen jaar ondanks dat alles op afstand moest. Bij hybride werken is onderling afstemmen belangrijk. Om te voorkomen dat mensen onverwacht alleen in een kantoor zitten of daar juist te weinig werkplekken zijn, of dat mensen van het team vervreemden omdat ze veel thuis doen. Dat is zeker ook iets waarin teamleiders van elkaar kunnen leren en geschoold mogen worden.”
Hoe snel zal Windesheim helemaal hybride zijn?
“Ik verwacht dat de mensen na de coronaversoepelingen de eerste maanden nog vooral blij zijn dat we weer gewoon onze dingen op de campus kunnen doen. Maar tegelijk komt ook het gesprek op gang over wat we allemaal geleerd hebben van op afstand werken en wat we online willen blijven doen. Over een half jaar zullen we dan geleidelijk beslissen wat we structureel willen veranderen.”
Waarom staat in de nieuwe reiskostenregeling nu al dat de werknemer voor nog maar twee dagen per week vergoeding krijgt en alle meer gewerkte dagen apart moet declareren?
“Windesheim stelt geen standaard voor het aantal dagen thuiswerken. Deze twee dagen hebben met veranderde fiscale regelgeving te maken. Het verstrekken van een vaste reiskostenvergoeding is niet langer toegestaan, de vergoeding moet overeenkomen met de feitelijke reisbewegingen. We moeten de reizen dus gaan registreren en daar is Windesheim op dit moment mee bezig. Tot die tijd sluit de reiskostenregeling aan op die van september vorig jaar, waarbij we uitgingen van twee dagen werken op de campus en een vergoeding op declaratiebasis voor meer reisdagen per week.”
WIN hield vier gesprekken over hybride werken. Naast Miranda in ’t Veld werden Thera Jonker, Cor Niks en Henk Hagoort & Inge Grimm geïnterviewd. Lees het artikel met alle interviews uit het WIN magazinehier
Tekst Ernest Mettes
Illustraties: Judy Ballast
